Warum ich keine Datenschutz-Blackbox möchte
Wir arbeiten mit unseren Kunden über OpenProject zusammen, eine Open-Source-Plattform für Projekt- und Aufgabenmanagement. Das System betreiben wir selbst in einem deutschen Rechenzentrum. Unsere Kunden können ihre Daten exportieren und behalten jederzeit Zugriff auf die für sie geführten Informationen.
In OpenProject dokumentieren wir die laufende Zusammenarbeit. Dort entstehen Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen; dort halten wir Entscheidungen und offene Fragen nach. Auch das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Unterlagen zu Dienstleistern und weitere Nachweise lassen sich strukturiert einbinden.
Der Kunde soll nicht darauf angewiesen sein, alle paar Monate eine Liste anzufordern. Er kann selbst sehen, welche Punkte offen, in Bearbeitung, entschieden oder abgeschlossen sind.
Mehrere interne Ansprechpartner lassen sich sauber einbinden
Kunden können auf Wunsch mehrere Accounts erhalten und damit verschiedene Datenschutzkoordinatoren oder Fachverantwortliche einbinden. Das ist gerade dann hilfreich, wenn Personal, IT, Vertrieb und Verwaltung jeweils eigene Aufgaben übernehmen.
Auch Mitglieder der Geschäftsführung können einen eigenen Zugang bekommen. Sie müssen nicht jedes Detail verfolgen, sehen aber Berichte, wesentliche Risiken und den Status wichtiger Maßnahmen, ohne auf eine zusätzliche Präsentation zu warten.
Ein typischer Vorgang in der Plattform
Nehmen wir die Einführung eines neuen Bewerberportals. Zuerst werden Zweck, Datenarten, Nutzer und Dienstleister erfasst. Daraus entstehen einzelne Prüfpunkte: Vertrag, Berechtigungskonzept, Löschung, Information der Bewerber, Einbindung des Betriebsrats und gegebenenfalls eine Risikobewertung.
Jeder Punkt erhält eine zuständige Person. Rückfragen und Entscheidungen bleiben am Vorgang. Wenn das Portal später geändert wird, ist nicht nur das Enddokument vorhanden, sondern auch nachvollziehbar, warum bestimmte Einstellungen oder Fristen gewählt wurden.
Das Werkzeug ersetzt keine Verantwortung
Eine Plattform bewertet keinen Vertrag und trifft keine Risikoentscheidung. Sie sorgt auch nicht von selbst dafür, dass eine Aufgabe erledigt wird. Fachliche Beratung, interne Verantwortung und die unabhängige Kontrolle durch den Datenschutzbeauftragten bleiben notwendig.
OpenProject unterstützt aber genau das Arbeitsmodell, das ich für sinnvoll halte: Ein interner Koordinator hält den Kontakt, Fachbereiche arbeiten an ihren Punkten, die Geschäftsführung sieht entscheidungsrelevante Themen und ich kann als externer Datenschutzbeauftragter oder Berater transparent begleiten.
Der Beitrag gibt eine allgemeine fachliche Einordnung und ersetzt keine Prüfung des konkreten Einzelfalls.