Die Unterlagen zur Betreuung selbst einsehen
Wir arbeiten mit unseren Kunden über OpenProject zusammen, eine Open-Source-Plattform für Projekt- und Aufgabenmanagement. Das System betreiben wir selbst in einem deutschen Rechenzentrum. Unsere Kunden können ihre Daten exportieren und behalten jederzeit Zugriff auf die für sie geführten Informationen.
In OpenProject dokumentieren wir die laufende Zusammenarbeit. Dort entstehen Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen; dort halten wir Entscheidungen und offene Fragen nach. Auch das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Unterlagen zu Dienstleistern und weitere Nachweise lassen sich strukturiert einbinden.
Der Kunde soll nicht darauf angewiesen sein, alle paar Monate eine Liste anzufordern. Er kann selbst sehen, welche Punkte offen, in Bearbeitung, entschieden oder abgeschlossen sind.
Vorlagen für die Arbeit im Unternehmen
Alle Kunden haben außerdem Zugriff auf ein Informationsprojekt mit Vorlagen für die Nutzung im Unternehmen. Die Vorlagen stehen damit an derselben Stelle bereit wie die Unterlagen zur laufenden Zusammenarbeit.
Eine Vorlage muss auf die tatsächlichen Abläufe des Unternehmens angepasst werden. Ansprechpartner, Systeme, Zuständigkeiten und vereinbarte Maßnahmen gehören deshalb in die jeweilige Fassung.
Mehrere interne Ansprechpartner lassen sich sauber einbinden
Kunden können auf Wunsch mehrere Accounts erhalten und damit verschiedene Datenschutzkoordinatoren oder Fachverantwortliche einbinden. Das ist gerade dann hilfreich, wenn Personal, IT, Vertrieb und Verwaltung jeweils eigene Aufgaben übernehmen.
Auch Mitglieder der Geschäftsführung können einen eigenen Zugang bekommen. Sie müssen nicht jedes Detail verfolgen, sehen aber Berichte, wesentliche Risiken und den Status wichtiger Maßnahmen, ohne auf eine zusätzliche Präsentation zu warten.
Beispiel: Ein neues Bewerberportal
Nehmen wir die Einführung eines neuen Bewerberportals. Zuerst werden Zweck, Datenarten, Nutzer und Dienstleister erfasst. Daraus entstehen einzelne Prüfpunkte: Vertrag, Berechtigungskonzept, Löschung, Information der Bewerber, Einbindung des Betriebsrats und gegebenenfalls eine Risikobewertung.
Jeder Punkt erhält eine zuständige Person. Rückfragen und Entscheidungen bleiben am Vorgang. Wenn das Portal später geändert wird, ist nicht nur das Enddokument vorhanden, sondern auch nachvollziehbar, warum bestimmte Einstellungen oder Fristen gewählt wurden.
Arbeitsbeispiel · fiktive Angaben
Die folgende Übersicht zeigt den Inhalt eines möglichen Arbeitspakets. Sie ist eine vereinfachte Darstellung mit fiktiven Angaben, kein Screenshot eines Kundenprojekts.
Arbeitspaket: Löschablauf im Bewerberportal prüfen
- Status
- In Bearbeitung · Rückfrage an die Personalabteilung offen
- Ziel
- Bewerbungsunterlagen werden nach den für diesen Prozess festgelegten Regeln gelöscht. Begründete Ausnahmen sind geregelt und nachvollziehbar.
- Verantwortlich
- Personalabteilung: fachliche Regeln. IT: Konfiguration und Test. Interner Koordinator: Abstimmung und Statuspflege. Externer DSB: Beratung und unabhängige Prüfung.
- Offene Frage
- Welche Fälle gehen in einen Bewerberpool über, und wie wird die dafür erforderliche Grundlage dokumentiert? Bis zur Klärung wird diese Funktion nicht aktiviert.
- Nächster Schritt
- Personal ergänzt die Fallunterscheidung bis 18. September. IT erstellt anschließend Testfälle mit fiktiven Daten; Prüftermin ist der 25. September.
- Abschlusskriterium
- Regeln sind dokumentiert, Standardfall und Ausnahme wurden getestet, Abweichungen sind geklärt. Die Prüfung und die Entscheidung über die Nutzung werden am Vorgang festgehalten.
- Unterlagen
- Prozessbeschreibung, abgestimmte Löschregeln, Testprotokoll und Freigabevermerk. Zugriff erhalten die für den Vorgang vorgesehenen Beteiligten.
Ein erledigtes Arbeitspaket enthält mehr als einen Haken: Es erklärt, was geprüft wurde, welches Ergebnis vorliegt und worauf die Entscheidung beruht.
Das Werkzeug ersetzt keine Verantwortung
Eine Plattform bewertet keinen Vertrag und trifft keine Risikoentscheidung. Sie sorgt auch nicht von selbst dafür, dass eine Aufgabe erledigt wird. Fachliche Beratung, interne Verantwortung und die unabhängige Kontrolle durch den Datenschutzbeauftragten bleiben notwendig.
OpenProject unterstützt aber genau das Arbeitsmodell, das ich für sinnvoll halte: Ein interner Koordinator hält den Kontakt, Fachbereiche arbeiten an ihren Punkten, die Geschäftsführung sieht entscheidungsrelevante Themen und ich kann als externer Datenschutzbeauftragter oder Berater transparent begleiten.
Der Beitrag gibt eine allgemeine fachliche Einordnung und ersetzt keine Prüfung des konkreten Einzelfalls.