Verträge & Rollen
Vertragsunterlagen, Auftragsverarbeitung, Unterauftragnehmer und interne Verantwortlichkeiten.
Technisches Know-how · Microsoft 365
Datenschutz braucht technisches Verständnis.
Microsoft 365 zeigt, warum Datenschutz und IT zusammenarbeiten müssen: Verträge, Berechtigungen und die tatsächliche Nutzung gehören in dieselbe Bewertung. Dieses Verständnis bringe ich als externer Datenschutzbeauftragter in Ihre Betreuung ein.
Die Beratung ist Teil der laufenden Datenschutzbetreuung. Ihre IT übernimmt Administration und technische Umsetzung.
Die gemeinsame Sicht
Was im Vertrag steht, muss zum Betrieb passen.
Microsoft 365 verändert sich laufend. Neue Funktionen, Datenflüsse und Administrationsoptionen können die bisherige Bewertung beeinflussen. Deshalb muss die Prüfung zu Ihrer tatsächlichen Konfiguration und Nutzung passen.
Dabei geht es nicht um ein pauschales „zulässig“ oder „unzulässig“. Eine externe Freigabe kann technisch möglich und für den jeweiligen Zweck trotzdem ungeeignet sein. Umgekehrt ist nicht jede Funktion für jedes Unternehmen relevant. Entscheidend sind Daten, Zweck, Zugriffsrechte und vereinbarte Regeln.
Fragen aus der Datenschutzbetreuung
Sechs Zusammenhänge, die nicht am Vertrag enden.
Die folgenden Themen lassen sich an Microsoft 365 zeigen, betreffen aber auch viele andere Unternehmenssysteme.
Mandantenkonfiguration
Datenschutzrelevante Einstellungen, optionale Dienste und Administratorrollen nachvollziehbar prüfen.
Berechtigungen
Identitäten, Mehrfaktor-Authentisierung, externe Freigaben und privilegierte Zugänge organisieren.
Aufbewahrung & Löschung
Geschäftliche Aufbewahrung, Datenschutz-Löschung, Backups und Ausscheiden von Beschäftigten abstimmen.
Protokollierung
Notwendige Sicherheitsprotokolle, Zugriffsrechte, Auswertung und Löschfristen definieren.
Nutzungsregeln
Teams, SharePoint, OneDrive, mobile Geräte und neue KI-Funktionen mit verständlichen Regeln begleiten.
Zusammenarbeit mit Ihrer IT
Aus einer technischen Frage wird eine nachvollziehbare Entscheidung.
- 01
Nutzung verstehen
Genutzte Dienste, Datenarten und besonders kritische Abläufe gemeinsam erfassen.
- 02
Unterlagen und Einstellungen prüfen
Verträge und tatsächliche Konfiguration mit den Verantwortlichen durchgehen.
- 03
Risiken priorisieren
Auswirkung, Umsetzbarkeit und vorhandene Schutzmaßnahmen gemeinsam bewerten.
- 04
Änderungen dokumentieren
Empfehlungen, Zuständigkeiten, Entscheidungen und erneuten Prüftermin festhalten.
Vertiefung
Was das für den Einsatz von Microsoft 365 bedeutet.
Im Fachbeitrag erläutere ich das Zusammenspiel von behördlicher Einordnung, Konfiguration und internen Nutzungsregeln.
Kostenloses Erstgespräch
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